Звонок по России бесплатный!

Блог

Управление товарными запасами в аптеке

18.04.2017

Управление товарными запасами в аптеке

Так же как и в любой другой сфере торговли, реализуемый в аптеке товар можно условно разделить на несколько основных категорий. Быстро продаваемый товар характеризуется высоким и постоянным спросом, с высокой степенью реализации (например, гигиенические салфетки, женские прокладки, зубные пасты и т.д.). К другой категории относятся стандартные товары повседневного спроса: аспирин, лейкопластырь, вата и т.п. "Импульсивные" товары, другими словами те, что обычно приобретаются под влиянием момента или под воздействием сезонных факторов, но, тем не менее, должны присутствовать в ассортименте аптеки. Это, например, предметы парафармацевтики, лечебная косметика, препараты определенных групп. (В случае отсутствия товаров этой категории аптека может потерять покупателя, так как однажды не обнаружив там нужного ему товара, в следующий раз посетитель сюда уже не придет.)

Очевидно, что нестабильность в поставках в аптеку любых из вышеперечисленных категорий продукции способна привести к самым негативным последствиям для бизнеса. Это может относится как к прямым потерям прибыльности, так и к косвенным последствиям, выражающимся в "отпугивании" постоянных клиентов. Кроме того, неправильная политика в формировании товарного запаса приводит к нерациональному использованию оборотных средств, сужению ассортимента и, в конечном счете, снижению конкурентоспособности аптеки.

В каждой из этих категорий можно выделить четыре группы товара: прибыльная (высокая цена при небольшом спросе), выгодная (умеренная цена при стабильно высоком спросе), ходовая (небольшая цена и постоянный спрос) и балласт (низкая цена при отсутствии спроса, однако обязательность наличия в ассортименте).

В практике работы аптеки очень часто бывает, что, например, тот или иной ходовой товар раскупается, вследствие чего до момента его новой поставки аптека вынуждена замещать его каким-то менее ходовым аналогом. Такая ситуация называется неэффективным товарным запасом. Каждый день отсутствия на прилавке ходовых товаров приводит к недополучению прибыли, что имеет очень важное значение при подсчете экономических показателей деятельности аптечного предприятия.

Поэтому для оптимизации деятельности аптеки необходимо в первую очередь выяснить, что из представленной в ее ассортименте продукции входит в группу выгодных и ходовых товаров (это можно сделать, проанализировав динамику продаж, скажем, на протяжении трех последних месяцев). Кроме того, следует определить "балласт" и в тех случаях, когда это возможно, принять решение о целесообразности присутствия данного товара на складе.

После этого директор или другой сотрудник, отвечающий за поддержание товарного запаса, должен построить работу с поставщиками таким образом, чтобы, с одной стороны, обеспечить постоянное наличие на складе прибыльных и ходовых товаров в необходимом количестве, а с другой, не допустить затоваривания.

Особенно это важно, когда речь идет не об отдельной аптеке, а об аптечной сети, поскольку в этом случае отсутствие требуемого препарата или изделия медицинского назначения в одной из аптек может сопровождаться их "излишком" в другой: снижение прибыли в одном подразделении неизбежно сказывается на показателях работы всей компании в целом...

Напомним, понятие "товарные запасы" характеризуется как минимум двумя параметрами: "натуральным" (т.е. физическим количеством упаковок) и временным, определяемым по числу дней, по истечении которых товарный остаток будет исчерпан либо приблизится к критической черте. При этом правильнее будет отслеживать именно последнее, поскольку очевидно, что заказ поставщику должен быть оформлен своевременно и заранее, а не после того, как полки аптечного склада опустеют.

Для формирования правильной политики управления товарными запасами необходимо отслеживать информацию по следующим показателям: товарооборот (дневной, месячный, квартальный, годовой), изменение товарооборота в зависимости от сезонного спроса, товарные запасы в днях. (В последнем случае, как показывает практика, при еженедельном графике поставок наиболее оптимальный показатель товарного запаса - 14-15 дней.) Снижение этого запаса, с точки зрения ведения бизнеса, недопустимо.

Очень важна рациональная организация хранения товара именно с точки зрения мерчандайзинга, а не только в порядке выполнения соответствующих инструкций. Каждый вид продукции должен иметь свое, строго определенное место на полках, стеллажах, в шкафах. Расположение товара в месте хранения выбирается с учетом объема и динамики его продаж, размера упаковки. При этом следует избегать того, чтобы в одном месте (рядом) хранились одинаковые препараты с разной ценой, это может привести к ошибке при отпуске их покупателю.

Контроль за составлением заявок на поставку новых партий продукции необходимо осуществлять, анализируя динамику продаж каждого отдельного препарата или ИМН. В этом может помочь заполнение специальной учетной формы, в которой, в частности, указываются наименование ЛС, форма выпуска, срок годности, дата поступления на склад, поставщик, количество, оптовая и розничная цена. (Для этих целей можно использовать обратную сторону стеллажной карточки.)

Основная задача этого контроля - определение момента, при наступлении которого необходимо сделать заказ на поставку.

Расчет проводится на основании анализа статистических данных, отслеживаемых руководством аптеки или специалистом-маркетологом. Исходная цифра в этом смысле - годовая потребность (обозначим ее как "Q") в конкретном препарате, что определяется путем вычисления среднего уровня продаж на протяжении хотя бы нескольких месяцев. Исходя из этого показателя, вычисляется qmax и qmin. Под первым понимается количество единиц товара, которое необходимо заказать при формировании заявки; второе - показатель товарного остатка в упаковках, при достижении которого следует осуществить заказ. Для препаратов с высоким уровнем продаж (более 100 упаковок в месяц) qmax вычисляется из расчета двухнедельной потребности по формуле: Q : 24, где Q - годовая потребность в препарате и 24 - количество поставок в год.

Для препаратов в низким уровнем продаж (менее 100 упаковок в месяц) qmax рассчитывается, исходя из недельной потребности по формуле: Q : 48, где 48 - количество поставок в год. Что же касается qmin, то в обеих случаях этот показатель составляет 30% от qmax (qmax : 3).

Пересчет среднегодовой потребности в товаре (на основе оценки товарного остатка и темпа продаж) в идеале следует делать ежеквартально. Динамика продаж отслеживается по карточкам складского учета.

Пример: уровень продаж ходового препарата Х составил 3600 упаковок в год. Таким образом, qmax составляет 150 (3600 : 24), qmin, соответственно, 50 (150 : 3). То есть тогда, когда на складе остается 50 упаковок препарата Х, директору аптеки необходимо заказать еще 150 упаковок. Аналогично следует действовать и в тех случаях, когда речь идет о товаре с низкой оборачиваемостью.

Разумеется, нет никакой необходимости ежедневно пересчитывать все содержимое аптечного склада, чтобы определить, много ли еще упаковок того или иного препарата осталось до "критической" отметки qmin. Проблема решается гораздо проще: во время выкладки товара на стеллажи, полки и т.п. отсчитывается необходимое количество (qmin) упаковок "с конца". (В приведенном выше примере это будет 50 упаковок.)

После того над этой упаковкой помещается специальный флажок. Вместо него, кстати, можно использовать стеллажную карточку, на которой указываются qmax и qmin препарата. Таким образом, работнику аптеки нет необходимости тратить время на постоянные подсчеты: как только все "вышележащие" упаковки оказываются реализованными, сигнальная карточка автоматически откладывается им в лоток заказа. А руководителю аптеки или менеджеру по закупкам, соответственно, нет необходимости каждый раз задумываться над тем, сколько упаковок товара ему следует заказать у поставщика: вся необходимая информация уже содержится в данной карточке...

Эта методика уже опробована в нескольких столичных аптеках и полностью себя оправдала, позволив не только снизить временные затраты руководства аптечных предприятий, но и в значительной степени оптимизировать процесс закупок.

« На страницу блога